Vendre un local professionnel en copropriété : documents et outils en ligne

Beaucoup de petites entreprises sont propriétaires de leurs murs, directement ou au travers d’une SCI : un cabinet au premier étage, une boutique en rez-de-chaussée, deux bureaux dans un immeuble mixte. Le jour où l’activité déménage ou où l’associé part à la retraite, la vente de ce lot de copropriété ressemble à une vente de logement, avec sa pile de documents. Bien préparée, elle se boucle en quelques semaines ; mal préparée, elle bloque le compromis pendant que l’on attend le syndic.

Ce que l’acquéreur doit recevoir avant de signer

Lorsque le lot fait partie d’un immeuble à usage total ou partiel d’habitation, la loi ALUR impose de remettre à l’acquéreur, dès la promesse de vente, un ensemble d’informations sur la copropriété. C’est le cas d’une boutique au pied d’un immeuble d’habitation. Pour un lot situé dans un immeuble entièrement tertiaire, le notaire indiquera ce qui s’applique ; dans les faits, un acquéreur sérieux demandera les mêmes pièces.

Les principaux documents :

• le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, avec leurs modifications (voir la fiche Règlement de copropriété de Service-Public) ;
• les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ;
• la fiche synthétique de la copropriété et le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les informations financières : charges courantes et hors budget payées par le vendeur sur les deux derniers exercices, sommes restant dues, situation des impayés de la copropriété, fonds de travaux ;
• le plan pluriannuel de travaux ou le diagnostic technique global, quand ils existent.

S’y ajoutent les diagnostics techniques propres au local (amiante, électricité selon l’âge et l’usage, performance énergétique…), que l’on commande à part.

Pré-état daté et état daté : deux documents différents

La partie financière est celle qui fait le plus souvent perdre du temps. On la désigne sous le nom de pré-état daté : un relevé des charges, des appels de fonds et des sommes dues, établi pour la promesse de vente. Aucun texte n’en fait un document du syndic. Le vendeur peut le réunir lui-même à partir des documents de la copropriété, ou le faire préparer.

L’état daté, lui, est un document officiel que le syndic établit pour la signature de l’acte authentique chez le notaire. Il arrête les comptes entre vendeur, acquéreur et copropriété à la date de la vente, et son prix facturé par le syndic est plafonné par décret.

Confondre les deux coûte cher : certains syndics proposent un pré-état daté à un tarif proche de celui de l’état daté, alors que rien n’oblige le vendeur à passer par eux à ce stade.

Les outils qui font gagner du temps

La plupart des syndics mettent à disposition un extranet où l’on télécharge règlement, procès-verbaux, appels de fonds et relevés de compte. C’est la première chose à vérifier : si les accès ont été perdus, demandez-les dès la décision de vendre, pas au moment de l’offre.

Une fois les documents récupérés, il reste à en extraire les bons montants et à les présenter selon le modèle attendu par les notaires. C’est le travail que font les services de pré-état daté en ligne : on dépose les pièces de la copropriété, le service en tire les chiffres demandés et produit un document prêt à joindre à la promesse, sans attendre le syndic.

Pour le reste du dossier, les réflexes d’une entreprise bien organisée suffisent :

1. un dossier partagé unique pour la vente, rangé par catégorie (copropriété, diagnostics, titre de propriété, bail éventuel) ;
2. des noms de fichiers explicites et datés ;
3. une liste de contrôle partagée avec l’agent immobilier ou le notaire ;
4. la signature électronique pour les mandats et les échanges qui le permettent (voir notre article sur la signature électronique).

Les points propres aux locaux professionnels

Un local d’entreprise ajoute quelques questions qu’un acquéreur posera vite :

• le bail : si le local est loué, le bail commercial et ses avenants font partie du dossier, et le locataire peut bénéficier d’un droit de préférence en cas de vente ;
• l’usage autorisé par le règlement de copropriété : certaines activités y sont restreintes ;
• les travaux votés en assemblée mais pas encore appelés, à répartir entre vendeur et acquéreur dans le compromis ;
• le régime fiscal de la vente quand le bien est détenu par une société ou inscrit à l’actif, à voir avec l’expert-comptable avant de fixer le prix.

Garder la trace

Une fois la vente signée, conservez l’ensemble du dossier avec les pièces comptables de l’opération : il justifie le prix, les charges réparties et, le cas échéant, la plus-value déclarée. Les durées de conservation des documents d’entreprise sont détaillées dans notre article sur la conservation des factures et documents.

Ces informations sont générales. Pour un cas précis, le notaire chargé de la vente reste l’interlocuteur de référence.

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