Les mentions obligatoires d'une facture
Une facture refusée par le service comptable d’un client pour une mention manquante, c’est un paiement qui glisse de plusieurs semaines. Une facture incomplète, c’est aussi un risque fiscal : l’administration peut sanctionner chaque mention absente ou inexacte. Bonne nouvelle, la liste est stable et un logiciel de facturation correctement paramétré l’applique automatiquement.
L’en-tête : numéro et dates
La date d’émission
C’est la date à laquelle la facture est établie.
Un numéro unique
Chaque facture porte un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique et continue, sans trou ni doublon. Vous pouvez utiliser plusieurs séries (par exemple une par année ou par établissement), à condition que chacune soit continue. Une facture erronée ne se supprime pas : on émet un avoir, qui porte lui aussi un numéro.
La date de la vente ou de la prestation
Il s’agit de la date de livraison des biens ou d’exécution de la prestation, si elle est différente de la date de facture.
L’identité des parties
| Pour le vendeur | Pour le client |
|---|---|
| Nom ou dénomination sociale | Nom ou dénomination sociale |
| Adresse du siège ou de l’établissement | Adresse de facturation |
| Numéro SIREN ou SIRET | Numéro SIREN (prévu par la réforme de la facture électronique) |
| Numéro de TVA intracommunautaire, si applicable | Numéro de TVA intracommunautaire, s’il est redevable de la taxe |
| Forme juridique et capital social pour une société | |
| Mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » pour un entrepreneur individuel |
Selon l’activité, d’autres informations peuvent s’ajouter : numéro d’immatriculation au registre du commerce ou au répertoire des métiers, assurance professionnelle pour certains artisans du bâtiment, etc.
Le détail de l’opération
Pour chaque produit ou service :
- la désignation précise ;
- la quantité ;
- le prix unitaire hors taxes ;
- le taux de TVA applicable ;
- les réductions accordées (rabais, remises, ristournes), si elles sont acquises à la date de la vente.
Puis, en pied de facture :
- le total hors taxes ;
- le montant de la TVA, ventilé par taux ;
- le total TTC à payer.
Les conditions de paiement
Ces mentions sont souvent oubliées, alors qu’elles sont obligatoires entre professionnels :
- la date d’échéance du paiement ;
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ou la mention qu’aucun escompte n’est accordé ;
- le taux des pénalités de retard ;
- l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due en cas de retard de paiement par un client professionnel.
Ces mentions ont aussi un intérêt pratique : elles servent de base en cas de relance. Notre article sur la façon de relancer les impayés explique comment s’appuyer dessus sans abîmer la relation client.
Les mentions particulières
Certaines situations imposent une mention spécifique :
- Franchise en base de TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». C’est le cas de nombreux micro-entrepreneurs ; notre article sur les outils du micro-entrepreneur revient sur leurs obligations.
- Autoliquidation (sous-traitance dans le bâtiment, certaines opérations intracommunautaires) : la mention « Autoliquidation » et, le cas échéant, la référence au texte applicable.
- Exonération de TVA : la référence à la disposition qui la justifie.
- Régime de la marge (biens d’occasion, agences de voyages) : la mention du régime appliqué.
- Option pour le paiement de la TVA d’après les débits, pour les prestataires de services qui l’ont choisie.
En cas de doute sur la mention exacte à reporter, demandez-la à votre expert-comptable ou consultez entreprendre.service-public.fr.
Ce que la facture électronique va ajouter
La réforme de la facturation électronique prévoit de nouvelles mentions : SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, nature de l’opération (biens, services ou les deux) et option pour la TVA sur les débits le cas échéant. Leurs modalités d’application sont à vérifier sur le site officiel. Le détail du calendrier figure dans notre article sur la facture électronique obligatoire.
Les risques d’une facture incomplète
Une facture qui omet une mention obligatoire, ou qui comporte une mention inexacte, expose son émetteur à une amende fiscale pour chaque mention concernée, dans la limite d’un plafond, sans compter d’éventuelles sanctions au titre du Code de commerce. Côté client, une facture incomplète peut aussi poser problème pour la déduction de la TVA. Les montants et règles exacts sont consultables sur impots.gouv.fr.
Une liste de contrôle avant d’envoyer
- Le numéro suit-il bien le précédent ?
- Les coordonnées et identifiants du client sont-ils complets et à jour ?
- Chaque ligne a-t-elle une désignation claire, une quantité et un prix HT ?
- Les taux de TVA sont-ils justes, ou la mention de franchise ou d’exonération est-elle présente ?
- L’échéance, les pénalités et l’indemnité de 40 € figurent-elles ?
Le plus simple reste de paramétrer une fois pour toutes ces éléments dans votre outil de facturation, puis de faire valider un modèle par votre expert-comptable. Les règles évoluant, en particulier avec la facture électronique, vérifiez-les régulièrement sur le site officiel.
Cet article peut contenir des liens partenaires. Ils n'influencent jamais ce que nous écrivons.